Projektipäällikkö – Jääkö työpäiviisi tilaa suunnitelmalliselle ajatustyölle?

Kaikkien lankojen käsissä pitäminen, viesteihin ja pyyntöihin nopeasti reagoiminen sekä ongelmatilanteiden tehokas ratkominen: Malliesimerkki hyvän projektipäällikön työpäivästä? Osittain totta. Joskus tulipalot yksinkertaisesti kasaantuvat, ja niiden kaikkien tehokas taltuttaminen on selkääntaputuksen arvoinen suoritus. Tämänkaltaiset tehtävät ovat välillä osa projektipäällikön arkea. Kaiken hulinan keskellä voi kuitenkin iskeä vauhtisokeus. Ongelmat kyllä paiskotaan pätevästi kanveesiin sitä mukaa kun ne käyvät iholle, mutta suunnitelmallisuus päivittäisestä tekemisestä jää puuttumaan.

Sovitut palaverit, verkostojen yhteydenotot ja akuutteja toimenpiteitä vaativat tilanteet kuuluvat reaktiivisiin työtehtäviin. Eri tahoilta tulee esiin tarpeita, joihin projektipäällikkö reagoi toimenpiteillä. Reaktiiviset tehtävät ovat projektipäällikön työn näkyvin, ja usein myös korkeimmalle arvotettu osuus. Tämän vuoksi projektipäällikön ammattitaidon ydintä toteuttavat, proaktiiviset tehtävät, jäävät joskus vaille aikaa ja huomiota. Proaktiivisiin tehtäviin sisältyvät muun muassa suunnittelu, ennakointi, nykytilan arviointi ja projektia koskeva ajatustyö. Nämä kaikki ovat osatehtäviä, joita ilman yksikään projekti ei etenisi kunnialla maaliin.

Projektipäällikön työskentely voidaan siis jakaa kahdentyyppisiin tehtäviin: reaktiivisiin ja proaktiivisiin. Proaktiivista työtä tulisi olla noin 50 % projektipäällikön kaikesta työajasta. Koska suunnittelutyöhön voi olla haastavaa varata sopivaa slottia työajasta, moni tekee proaktiivista työtä vapaa-ajallaan, esimerkiksi matkalla töihin. Työmatkan hyödyntäminen proaktiiviseen työhön ei kuitenkaan riitä. Projektipäällikön kalenterin tulisi sisältää tilaa proaktiiviselle työlle päivittäin – aivan vähintään viikoittain.

Proaktiivisen työn suurimpia hyötyjä on projektin hallitun etenemisen lisäksi parempi riskien ennakointi. Projektin edetessä syntyy uusia sisäisiä ja ulkoisia riskejä, joiden huomaaminen ja arviointi vaativat aikaa ja panostusta systemaattiselle ajatustyölle. On pidettävä mielessä, että riskienhallinta ja riskianalyysi ovat projektipäällikön tärkeimpiä vastuualueita; niiden laiminlyöminen voi kostautua raskaasti.

Projektipäällikön tulisi kaiken kiireen keskellä muistaa, että työn ei kuulu olla pelkkää tulipalojen sammuttelua tai yhteydenottoihin reagointia. Projektin tavoitteen mielessä pitäminen ja onnistumisen edellytysten suunnittelu vaatii säännöllisin väliajoin rauhoitettua aikaa omille ajatuksille. Proaktiivisen työn merkityksen projektipäällikön työssä voisi kiteyttää näin: Jos et ehdi työskennellä proaktiivisesti, on se merkki siitä, ettei sinulla oikeasti ole tarpeeksi aikaa hoitaa omaa työnkuvaasi.

Seuraavassa blogissani tulen avaamaan tarkemmin keinoja näiden asioiden parantamiseen.

Lue myös: Projektipäällikkö, haluatko oppia ihmisläheisemmäksi työssäsi?