Mikä mittari kertoo parhaiten mahdollisista ongelmista projektissa? Se on projektitiimin ilmapiiri. Mikäli työryhmän alkutaipaleen hyvä meininki alkaa osoittaa muuntumisen merkkejä, on projektipäällikön syytä selvittää syyt tunnelman muutosten taustalla mahdollisimman pian. Tällöin on hyvä kysyä suoraan tiimiläisiltä, mitä tekemisen esteitä on ja mihin asioihin kaivataan parannusta. Lisäksi on syytä koittaa haistella fiilistä myös ei-sanallisesta kommunikaatiosta.
Tiimin ilmapiiriä pystyy parhaiten aistimaan ollessaan ihmisten kanssa tekemisissä heti alusta saakka kommunikoimalla kaikesta avoimesti. Ketterissä projekteissa, joissa on tiivis ydinporukka tekemässä, avoin kommunikaatiokulttuuri ja säännölliset retro-palaverit, ilmapiirin aistiminen on helppoa. Silloin huomaa nopeasti, jos ilmapiirissä tapahtuu yllättäviä muutoksia. Suurissa projekteissa, joissa eri osapuolia toimittajista asiakkaisiin alkaa olla kolme tai useampia, kommunikaatio ja läsnäolo ovat satunnaisempaa. Tällöin on elintärkeää järjestää säännölliset retrot, jotta pysytään tilanteen tasalla niin tekijöiden tunnelmien kuin tehtävien etenemisenkin suhteen. Myös muu yhteinen läsnä-aika on tärkeää projektin tunnelman aistimisessa.
”Myös se, että kehittäjät pälyilevät omaa projektipäällikköään tukea hakien eivätkä uskalla avata suutaan voi kieliä siitä, että pinnan alla muhii jotain, josta ei uskalleta kertoa avoimesti.”
Jos tiimillä on retrossa hyvä fiilis ja pystytään kertomaan avoimesti hommien luistamisesta, kaikki on todennäköisesti hyvin. Parantamisen varaa puolestaan on silloin, jos arvioinneista ei tule trendin mukaisia pisteitä tai ilmapiirissä on pieniäkin varautuneisuuden merkkejä. Varautuneisuutta voi olla esimerkiksi se, että ennen avoimesti ideoitansa esiin tuonut henkilö ei enää tee niin. Tai se, että kysymyksiin ei vastata suoraan vaan ruvetaan antamaan erilaisia selityksiä. Myös se, että kehittäjät pälyilevät omaa projektipäällikköään tukea hakien eivätkä uskalla avata suutaan voi kieliä siitä, että pinnan alla muhii jotain, josta ei uskalleta kertoa avoimesti.
Projektin yleistä fiilistä voi aistia myös muissa tilaisuuksissa, joissa on eri osapuolten henkilöitä läsnä. Tällöin voi kiinnittää huomiota siihen, mennäänkö yhdessä lounaalle tai kahville vai jäädäänkö omiin klikkeihin. Jos kaikki on kunnossa, small talk onnistuu helposti. Jos on haasteita, jäädään valmistelemaan jo seuraavaa juttua tai muuten vaan pitäydytään omissa ympyröissä.
”Vastausaikataulujen venyminen ja ”ei kuulu meille” –tyyppiset vastuuta välttelevät vastaukset ovat selkeitä merkkejä siitä, että jokin hiertää.”
Ilmapiirin ja projektin tilaa voi seurata myös sähköisen kommunikaation kautta. Kun vastaus kysymyksiin kestää, väliin tulee epämääräisiä jatkokysymyksiä eikä selkeitä vastauksia tunnu löytyvän, on ilmassa enteitä ongelmista. Myös vastausaikataulujen venyminen ja ”ei kuulu meille” –tyyppiset vastuuta välttelevät vastaukset ovat selkeitä merkkejä siitä, että jokin hiertää.
Hyvä käytäntö jokaisen projektin kannalta on järjestää projektin alusta saakka yhteisiä tilaisuuksia eri osapuolille. Niistä projektipäällikkö saa hyvän käsityksen siitä, miten tiimiläiset käyttäytyvät, kun kaikki sujuu hyvin. Nämä toimivat myöhemmin hyvänä vertailukohtana, kun hän tarkkailee ilmapiirin kehittymistä projektin varrella.
Koska kyseessä on ihmistuntemuslaji, sekaan mahtuu aina varmasti myös virheellisiä tulkintoja. Havaintoihin käytöksen muutoksista kannattaa reagoida heti herätyskellojen soidessa. Avoin keskustelu ja kysymysten esittäminen on paras keino, koska parhaillaan ongelmaa ei ole ja tämä vain vahvistaa yhteistyötä. Toisinaan on tarpeen järjestää erillinen projektiryhmän tilaisuus, jossa varmistetaan suunnitelman mukainen eteneminen, eli onko ongelmia vai pysytäänkö suunnitellussa aikataulussa ja kustannuksissa.
Kipuilitko tekstiä lukiessasi jossain kohdassa tai tuntuiko muuten turhan tutulta? Pyydä minut sparraamaan, ja ehkä voin auttaa sinua viemään projektisi turvallisesti maaliin!
Lue myös aiemmasta blogistani: ”4 merkkiä, joista tunnistat digiprojektin olevan ajautumassa Länsimetroksi” mitä erilaisia asioita voi digihankkeessa mennä pieleen ja mitä saattaa tiimin oireilun takana piillä.
Comments are closed.