Julkishallinto ja ketteryys on sanapari, jota harvemmin kuulee yhdessä. Joissakin se voi ajatuksena herättää hilpeyttä ja toisissa jopa lievää tuskanhikeä. Mutta voisiko ketterien projektien toteutus julkishallinnon puolella onnistua – ennakkoluuloista huolimatta – kunniakkaasti?
Kokemukseni ovat osoittaneet, että julkishallinto ja ketterät projektit sopivat toisilleen varsin mainiosti, kunhan vain tietää mitä tekee.
Sen tietäminen, mitä tehdään, onkin projektin onnistumisen kannalta kriittisen tärkeää.
Ketteryys ei tarkoita sitä, että edetään päivä kerrallaan ilman sen kummempia suunnitelmia. Siksi myös julkishallinnon ketterä projekti tarvitsee selkeän tavoitteen ja scopen. Niiden tulee olla kaikkien tekijöiden tiedossa. Ettei vaan käy karrikoidusti niin, että päivitetään vahingossa asiointipalvelun visuaalinen ilme, kun pitikin uudistaa taustalla olevat käsittelysäännöt ja rukata tietoturvaa. Toki visuaalisen ilmeen uudistaminenkin olisi ihan jees, mutta jos se ei ole tavoite, sitä ei silloin tehdä. Ainakaan kyseisessä projektissa.
Julkishallinnon ketterä projekti tarvitsee toimiakseen samanlaiset valtuudet ja päätöksenteon mahdollisuudet kuin perinteisissä vesiputousmalliprojekteissa. Valtuutettu ei vaan voi enää olla ohjausryhmä tai jokin kollegio. Onkin tiedettävä tarkkaan projektin omistaja, joka voi samalla toimia tuoteomistajana (Product Owner). Näin julkishallinnon puolen projektinvetäjällä sekä tuoteomistajalla on oltava vähintään yhdessä riittävät valtuudet tehdä päätöksiä, jotta homma rullaa jouhevasti eteenpäin eikä jää jumiin byrokratiarattaiden hampaisiin.
Tuoteomistaja on myös ketterien projektien tärkein henkilö ja hänen on syytä olla käytettävissä koko ajan. Kun tilanteet elävät päivittäin, on projektin aikataulun kannalta tärkeää, että vastaukset liittyen sisältöihin ja määrittelyihin ovat saatavilla heti kun niitä tarvitaan.
Julkishallinnon projektien erityishaaste on työntekijöiden linjatyön ja projektiin osallistumisen yhteensovittaminen. Johdon on osattava varautua hyvissä ajoin siihen, että a) projekti on tuloillaan ja että b) työntekijä ei tee hommaa vasurilla oman työn ohessa vaan sille on annettava sen tarvitsema osuus työajasta. Tässä hommassa avuksi on ”sisäinen lobbari”, jonka tehtävänä on kertoa projektin tulemisesta ja myös sen hyödyllisyydestä hyvissä ajoin eri osapuolille. Onneksi nämäkin roolit alkavat yleistyä myös julkisella puolella ja asiaan kiinnitetään entistä enemmän huomiota. Mutta tehdäänkö niin teillä?
Ketterä projektipäällikkö on aina muutaman askeleen edellä muuta projektiryhmää ja osaa jo lähes aavistaa seuraavat esiin nousevat kysymykset, ja näin ollen osaa varata tarvittavilta henkilöiltä riittävät resurssit.
Ketterä projektipäällikkö auttaa erityisen paljon silloin, kun linjaorganisaatiosta täytyy saada oikeat henkilöt vastaamaan kinkkisiin kysymyksiin tai tekemään tarvittavat työt juuri oikeaan aikaan. Ketterä projektipäällikkö on aina muutaman askeleen edellä muuta projektiryhmää ja osaa jo lähes aavistaa seuraavat esiin nousevat kysymykset, ja näin ollen osaa varata tarvittavilta henkilöiltä riittävät resurssit. Tällöin työt sujuvat mutkattomasti.
Ketteryyttä julkishallinnon projekteissa haastaa myös usein se, että suhteita on moniin eri sidosryhmiin. On oman talon väkeä, ulkoisia projektipäälliköitä ja konsultteja ja ehkä useampiakin toimittajia, joilta hankitaan softaa tai oheispalveluita. Tai voidaan tarvita eri projektien synkronointia suurempien kokonaisuuksien yhteensovittamiseksi. Projektiryhmän on saatava muiden tahojen henkilöt osallistumaan, jotta nuo muut tahot pystyvät todella käyttämään aikaa tekemiseen ja sen määrittelyyn mitä halutaan. Kun projektia tehdään ketterästi, ihmisten pitää olla saatavissa isommalla käyttöasteella.
Muistilista julkishallinnon ketterän projektin käynnistykseen:
- Käynnistä ”sisäinen lobbaus” eli tiedotus projektista hyvissä ajoin
- Kutsu kick-offeihin mahdollisimman laajasti kaikkia eri tekijöitä
- Käy sidosryhmien johtohenkilöiden kanssa läpi: projektin tavoite, ohjausryhmät, päätöksenteko, projektin tavoite, miten kommunikoidaan ja karkea aikataulu, unohtamatta tavoitetta.
- Tee heti myös selkeä kommunikointisuunnitelma projektin viestintään
Comments are closed.